אחרי החגים זה עכשיו - איך מחזירים את העסק לשגרה
אחרי תקופה ארוכה של חגים, חופשות וחצאי שבועות עבודה, הגיע הזמן לחזור לעבוד. אבל לפני שרצים לסגור את כל מה שהצטבר, כדאי לעשות קצת סדר ולהחליט במה באמת נכון להתמקד.
החגים מאחורינו, ועכשיו מתחיל החלק הקשה באמת.. לחזור לשגרה.
במשך כמה שבועות עבדנו פחות, היו חופשות, ערבי חג, עובדים שלא היו, לקוחות שדחו החלטות, והרבה מאוד דברים עברו לרשימת "אחרי החגים". והנה, אחרי החגים הגיע.
פותחים את המייל ורואים עשרות הודעות. מסתכלים על רשימת המשימות והיא רק גדלה. לקוחות חוזרים לפעילות, העובדים חוזרים, ופתאום הכול נראה דחוף.
התגובה הטבעית היא להתחיל לרוץ. אני מציע לעשות בדיוק את ההפך. לפני שמתחילים לרוץ, כדאי להקדיש קצת זמן כדי להבין לאן.
קודם כל עושים סדר
אני לא אוהב לחזור אחרי חופשה ופשוט להמשיך את רשימת המשימות מהמקום שבו עצרתי.
עברו כמה שבועות. דברים השתנו. חלק מהמשימות שהיו מאוד חשובות לפני החגים כבר לא מעניינות אף אחד. חלק נפתרו לבד. חלק אפשר למחוק.
לכן הדבר הראשון שאני מציע לעשות הוא לעבור על הרשימה ולנקות אותה.
לא להעביר אוטומטית את כל המשימות לשבוע החדש.
תבחרו שלושה עד חמישה דברים שבאמת חשוב שיקרו השבוע. דברים שיקדמו את העסק ולא רק יגרמו לנו להרגיש שהיינו מאוד עסוקים.
יש הבדל גדול בין להיות עסוקים לבין להתקדם.
עכשיו תסתכלו על המספרים
אחרי תקופת חגים ארוכה אני רוצה לדעת איפה העסק עומד.
כמה כסף יש בבנק. כמה כסף אמור להיכנס. מי מהלקוחות עדיין לא שילם. אילו תשלומים עומדים לרדת. מה קרה למכירות בתקופת החגים ומה צפוי בחודשיים הקרובים.
לא צריך בשביל זה ישיבת הנהלה ולא צריך להכין מצגת.
צריך לפתוח את המספרים ולהסתכל עליהם.
במיוחד כדאי לבדוק את תזרים המזומנים. תקופות חגים יוצרות לא פעם פערים. עובדים פחות, הגבייה נדחית, אבל המשכורות, השכירות, הספקים ושאר ההוצאות ממשיכים לרדת.
לפעמים בדיקה של חצי שעה נותנת תמונה הרבה יותר טובה מעוד יום שלם של עבודה.
תעברו על הגבייה
זה אחד הדברים הראשונים שהייתי עושה.
לפני החגים כולם אומרים "נדבר אחרי החג". גם כשמדובר בתשלום.
אז עכשיו זה אחרי החג.
תוציאו רשימת חייבים ותעברו עליה. מי היה צריך לשלם? מי איחר? איזו חשבונית תקועה? עם מי צריך לדבר?
לא צריך להפוך את היום הראשון אחרי החגים למסע גבייה. פשוט להחזיר גם את הגבייה לשגרה.
עסק יכול להיות רווחי מאוד על הנייר ועדיין להיקלע לבעיה אם הכסף לא נכנס בזמן.
אל תטפלו רק במה שהצטבר
זו טעות שאני רואה בהרבה עסקים.
חוזרים מחופשה ומקדישים שבוע שלם לכל מה שחיכה לנו: מיילים, מסמכים, חשבוניות, משימות, פגישות וכל מה שלא הספקנו לפני החגים.
עובדים קשה מאוד, אבל לא עושים שום דבר בשביל ההכנסה של החודש הבא.
לכן, לצד סגירת הדברים שהצטברו, צריך להחזיר לפעילות גם את המכירות.
תחזרו להצעות המחיר הפתוחות. דברו עם לקוחות פוטנציאליים. תתקשרו ללידים שחיכו לאחרי החגים. תבדקו עם לקוחות קיימים אם יש דברים חדשים שהם צריכים.
העבר דורש טיפול. אבל העסק חי ממה שיקרה מחר.
תפתחו את היומן ותבדקו מה אתם רואים
אם השבועיים הקרובים כבר מלאים בפגישות מהבוקר עד הערב, אני לא בטוח שזו חזרה טובה לשגרה.
לפעמים אנחנו ממלאים את היומן כי זה נותן לנו תחושה שאנחנו עובדים.
אבל מתי בדיוק נשב לחשוב? מתי נעבור על המספרים? מתי נכין הצעה חשובה? מתי נחשוב על העסק ולא רק נעבוד בתוכו?
אני חושב שצריך להשאיר ביומן זמן שבו לא קורה כלום.
בלי פגישות ובלי טלפונים.
זמן לעבוד.
תחזירו גם את הצוות למסלול
אם יש לכם עובדים, גם הם חוזרים עכשיו מתקופה לא רגילה.
אני לא חושב שהדרך הנכונה היא לפתוח את הבוקר הראשון עם עשרים משימות שהצטברו.
עדיף לעשות שיחה קצרה.
מה חשוב לנו עכשיו? מה אנחנו רוצים להשיג עד סוף החודש? מה דחוף? מה פחות דחוף? מי מטפל במה?
לא צריך נאום על חזון ולא צריך מצגת.
צריך שכולם יבינו לאן הולכים.
כשאנשים מבינים מה חשוב ולמה הוא חשוב, הרבה יותר קל להם לקבל החלטות גם בלי לשאול על כל דבר.
דברו עם הלקוחות
גם הלקוחות שלכם חוזרים עכשיו לעבודה.
זו הזדמנות טובה להרים טלפון לכמה מהם.
לא כדי למכור להם משהו. פשוט לדבר.
לשאול מה קורה. איך נראית התקופה הקרובה. מה השתנה אצלם. במה הם מתכוונים להתמקד.
אני אוהב שיחות כאלה כי הרבה פעמים דווקא שם מגלים דברים שלא רואים במיילים ובדוחות.
לפעמים יוצאת מזה עבודה חדשה. לפעמים עולה בעיה שאפשר לפתור. ולפעמים פשוט חיזקנו את הקשר עם לקוח טוב.
גם זה חשוב.
אל תנסו להשלים שלושה שבועות בשלושה ימים
אי אפשר.
וככל שמנסים, בדרך כלל רק מייצרים יותר לחץ.
העסק לא צריך לעבור מאפס למאה ביום הראשון.
תחזירו את הקצב בהדרגה. בכל יום כמה דברים חשובים. בכל שבוע כמה מטרות ברורות.
בסוף השבוע תשאלו שאלה פשוטה: מה באמת קידמתי השבוע?
לא כמה מיילים שלחתי ולא כמה פגישות היו לי. מה קידמתי.
ויש עוד שאלה שכדאי לשאול
האם אני בכלל רוצה לחזור לאותה שגרה שהייתה לי לפני החגים?
דווקא אחרי כמה שבועות שבהם היינו קצת מחוץ לעסק אפשר לראות דברים אחרת.
אולי יש לקוחות שלוקחים המון זמן ולא באמת משתלמים. אולי יש תהליך שאנחנו עושים כבר שנים ואין שום סיבה להמשיך לעשות אותו ככה. אולי יש יותר מדי פגישות. אולי משהו שאפשר להפוך לאוטומטי. אולי יש שירות שאנחנו רוצים לפתח ולא מגיעים אליו אף פעם.
לא כל מה שעשינו לפני החגים צריך לחזור איתנו לאחריהם.
וזו בעיניי ההזדמנות האמיתית של החזרה לשגרה.
לא לחזור בדיוק לאותו מקום.
לעשות קצת סדר. לבדוק את המספרים. לטפל בגבייה. להחזיר את המכירות לפעילות. לדבר עם הצוות ועם הלקוחות. ובעיקר להחליט על מה אנחנו רוצים לשים את הזמן והאנרגיה שלנו בחודשים הקרובים.
כי במשך חודש כמעט כל דבר יכול היה לחכות ל"אחרי החגים".
עכשיו כבר אין את התירוץ הזה.
אחרי החגים זה עכשיו.